采购管理制度(采购部门规章制度及处罚条例)

采购管理制度(采购部门规章制度及处罚条例)

一:计划

  (一)接计划时必须记录时间、报计划人、品名、规格型号、材质及特殊要求,使计划准确无误,如因粗心大意记录不全或不正确而导致货物不符合买方要求,由接计划人负责协调处理,并记过一次,雷同事件发生三次或影响恶劣罚款一百元。

  (二)计划中有新的货物或原有货物价格发生变化,应通知财务并向总经理书面汇报、确认。

  (三)接到计划由最少3个业务员各提出至少一个各不相同的厂家,综合对比各个厂家的货物的价格和质量,部门经理和业务员共同协商确定最合适的厂家(货物的价格和质量最合适的厂家),由提出该厂家的业务员联系该厂家采购,另外两个业务员监督。

  二:采购

  (一)凡可以在厂家购买的货物,必须在厂家采购。

  (二)行贿、受贿、贪污每发现1元罚50元,累计罚款500元者,请自觉离开公司。

  (三)工作实事求是,不得弄虚作假。凡弄虚作假者,每发现一次,视其造成后果严重程度,处以10—100元罚款。

  (四)在购货至发货过程中,业务人员如因粗心、不负责等原因造成货物丢失,且不主动上报情况者,照价(售价)赔偿并处以10-100元罚款。

  三:发货

  (一)发货前业务人员当填写一式三联的派车单,其中两联由赵总签字认可后,一联由业务员留存备查,第二联交予会计作帐,最后一联由业务人员在装货后签字后给司机留作结算凭证。

  (二)发货单必须清楚准确地列出:

  (1) 发货时间。

  (2) 送货人(货车司机)。

  (3) 货物的种类、品名、规格、数量。

  注意:如有寄的货必须让捎货人在货单上签字。

  (三)回单由填写发货单的业务人员核对,无误后,叫会计,会计在发货单存根上签字确认。

采购管理制度(采购部门规章制度及处罚条例)

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四:款、票报销事宜:

  (一) 业务人员每人手中存放500元备用金。所购货物价值小于500元不得申请预付货款。

  (二) 付货款时尽可能从银行帐上走,不能从银行走的或数额 大的现金款,必须向领导申报,得到书面确认方可。

  (三) 报销代提货物费用时,必须在报销单后附有代提货物明细表和费用细则,到王总监处登记签字,再由赵总签字后方可到出纳处报销取钱。

  (四) 购货后两天内报账,逾期的报销单后必须附有赵总签字认可的情况说明。

  (五) 货款报销时,应附有购货发票,如发票暂时不能回来,给会计打欠条,欠条中应列出 ‘材料名称’‘数量’‘金额’,发票返回时间,如逾期未回,且未得到赵总认可,视情节轻重予以不同程度处罚。

  (六) 拿回发票要核对发票上的‘公司名称’、‘帐号’、‘税号’、‘材料名称’‘数量’‘金额’。

  (七) 购进货物款项报销流程:

  1.购买货物的业务员填写报销单,签字。

  2.由负责监督的业务员确认签字。

  3.由部门经理确认签字。

  4.由出纳签字证明已登记入库。

  5.由会计签字记入库存帐。

  6.由赵总签字准许报销。

  7.到出纳处报销取钱。

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