提高工作效率(12条高效工作建议)

来自麦肯锡的8条高效工作的建议:

①“做正确的事”比“正确做事”更重要

②做重要的事而不是做紧急的事

③关注全局

④高效管理你的时间

⑤不要尝试煮沸整个大海

⑥先摘容易到手的苹果

⑦重要的永远是少数

⑧一次只做一件事

一、“做正确的事”比“正确做事”更重要:聚焦目标,才能避免南辕北辙

①做正确的事:聚焦目标,讲的是效能;

②正确做事:做事讲方法,讲的是效率;

③聚焦目标,避免南辕北辙:我们也许不知道正确的道路在哪里,但是我们一定不会南辕北辙;

④辨别“正确的事”流程:明确目标→形成假设→收集信息→分析信息→深入挖掘→形成结论→提出建议。

二、做重要的事而不是做紧急的事:盲目优先安排那些看似急迫的工作,到处救火是效率低下的主要原因,这时常会花费80%以上的时间和精力

①如何决定工作优先顺序?1.你是谁?你想成为谁?(你的个性、特点/你的梦想);2.什么是你需要的?(能帮助你实现你达到成功,实现梦想的条件);3.什么能给你最高的回报?(每个成功因素给你带来的价值);4.什么能让你感到最大的满足?(生活?情感?工作?和谐?)

②时间管理四象限法则:A.重要而紧迫:导致忙碌且劳累;B.重要而不紧迫:决定生活质量、工作表现、身体健康;C.急迫而不重要:导致事倍功半;D.既不重要也不急迫:做无用功,直接导致失败;

③如何将重要的事放在首位?

1.计划:提前制作《优先工作计划表》和《工作进度表》,让你的工作有条不紊

2.评估:使用“目的、必备条件、回报、满足感”几个条件对工作进行评估

3.排除:排除没必要做的事、别人已经为你做好了的事、委托他人代做的事

4.执行:制订行动计划并执行

5.记录:记录下实现目标,以及在此过程中的每个环节,甚至包括各环节花费的时间和涉及的人力资源、外部资源

三、关注全局:持续关注目标,才能俯瞰全局,这是全局观

①时常回答问题

1.我们正在做的事情能解决问题么?

2.它是如何实现的?

3.它是否是最重要的?

四、高效管理你的时间:自己的时间都管不好,那也就管不好任何事

3个建议:

1.计划:每天都制订当日计划表

2.学习:学习的是知识,而不是数据;减少累赘文件的有效方法,是放弃

3.改掉杂乱的习惯,比如,你的桌面

五、不要尝试煮沸整个大海:一个人的知识与能力是有限的,借助团队的智慧和经验才是明智之选;

六、先摘容易到手的苹果:从简单的事入手,由简入繁,有助于建立自信;

七、重要的永远是少数:避免花费太多时间去完成琐碎的任务;

八、一次只做一件事:面对杂乱而繁多的任务,不要妄想像计算机一样多线程工作,那样往往难以取得令人满意的结果。

九、做正确的事 vs 正确地做事

做正确的事,是指方法正确,但即便方法完美,目标、方向未必正确,南辕北辙、好心办坏事也是常有的事。

正确地做事,则是抓住重点、明确目标和方向,方向对了,即便方法不佳,至少还是朝着正确的方向去努力。

正确的做事解决的是效率问题,而做正确的事是效能问题。

工作中,失误在所难免,如果你做的是正确的事情,这些失误不会造成致命的打击。而如果你经常做的不是“正确的事情”,无论你做得多么完美,结果都是一场灾难。

 

十、做重要而非紧急的事 Do the important things rather than urgent things

1、做事的秘诀首先是次序的排列

明确自己长远的目标,什么事情给我的回报最高,什么事情可以获得长期汇报。

从最重要的事情开始完成,利用间隙时间去做其他事情。

 

2、将重要的事情放在首位

(1)为每天的工作制订优先工作计划表。

(2)做一个进度表,将要做的事情按顺序写下来,并记录下在此过程中的每个环节。

七、用 “四象限法则”,做好时间管理

(1)第一象限:又重要又紧急的事情

这是救火的事情,可能会影响你短期的目标,有困难,硬着头皮也要完成。但是,思考一下,如果随时都在做又重要又紧急的事情,那这样的状态应该不是好的状态吧,说明了几点:

1)平时没做好功课,把重要的事情都堆在一起了。

2)在紧急状态下做出的作品,往往不是质量最好的作品,一旦出现纰漏,已经没有时间和机会来补救。

3)如果我们平时做好 了“重要但不紧急的事”,那么,又重要又紧急的事情只会越来越少。

 

(2)第二象限:重要但不紧急的事情

如何对待重要却并不紧急的事情,反映了你是否是一个有目标、有准备的人,是一个对人生、工作目标和进程有自己的规划的人。

对于重要但不紧急的事情,你应该在这些事情上分配更多的时间和精力,把最好的时间段和最有效的精力投入其中。

 

十一、解决问题的三个基本原则

原则1:以事实为基础

(1)以事实为基础而非经验。

(2)提出有力的证据,不凭直觉妄下判断。

原则2:严格的结构化

(1)逻辑树分析:使用议题树、假设树、是否树分析法,从“树干”到“树枝”层层拆解。

(2)遵循MECE法则,确保分析不重叠、不遗漏。

原则3:以假设作为导向

识别关键驱动点,提出基本假设,快速试错。

 

十二、5条工作建议

1、勤汇报,随时保持汇报意识、 日常训练30秒电梯法则。

(1)快速且清晰地表达自己的意图。

(2)从要说明的各个问题着手,让对方清楚地明白你的意图。

(3)言简意赅,直击要害地回答对方的问题。

(4)采用故事线的逻辑表达,确保逻辑主线清晰完整。

(5)及时汇报,避免最后一刻给出一份客户不满意的方案。

(6)使用金字塔结构汇报,让对方30秒内了解核心观点。

(7)使用SCQA故事结构引出结论,增强吸引力,方法是用30秒电梯法则,按SCQA结构,尝试在30秒内说出方案(Answer)。

(8)在PPT中,使用SmartArt组件,让你的结论先行快速图形化。

 

2、开头难,先摘好摘的果子,快速开展工作。

3、专注力,一次只需做好一件事,提高穿透力,让自己时刻掌握主动权。

4、大局观,深陷迷雾时后退一步看清大局。

5、借外力,头脑风暴:三个臭皮匠顶个诸葛亮。

附图为思维导图与培训PPT。

12条高效工作建议-你学会了吗?

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